A Evolua Consultoria, como qualquer empresa que busca o sucesso e a sustentabilidade em um mercado competitivo, precisa fundamentar suas operações em uma base sólida de organização corporativa. Uma gestão eficaz e organizada é o alicerce sobre o qual se constrói a eficiência operacional, a satisfação do cliente, e o crescimento sustentável.

Segue abaixo alguns exemplos de rotinas e procedimentos administrativos importantes de serem observados para que a empresa tenha as informações necessárias para operar com as contas em dia e poder se desenvolver.

A gestão eficiente de despesas é crucial para a saúde financeira de qualquer empresa ou indivíduo. Este passo a passo oferece um guia detalhado sobre como inserir e gerenciar custos em uma planilha de forma organizada e sistemática. Abrangendo desde a consulta inicial de extratos até a inserção de informações detalhadas sobre cada transação, o procedimento enfatiza a importância de manter registros precisos para um melhor controle financeiro. Com dicas práticas e um método claro, este guia é uma ferramenta valiosa para quem busca otimizar o processo de gestão de despesas.

1. Consulta do Extrato ou Registro no Ato da Aquisição: Primeiramente, verificar o extrato da conta bancária ou registrar a despesa no momento da transação.
2. Inserção de Informações Básicas: Para cada despesa, inserir a data, o tipo de débito, e a categoria (como RH, telefonia, alimentação).
3. Detalhamento da Transação: Descrever a natureza da despesa (por exemplo, plano de saúde, recarga de celular, almoço), e a modalidade de pagamento (débito ou crédito).
4. Registro de Valores e Modalidades: Inserir o valor da transação e detalhes sobre a forma de pagamento (à vista, parcelado).
5. Tratamento de Transações em Moeda Estrangeira: Converter valores em moeda estrangeira para a moeda local (reais, no exemplo).
6. Organização e Filtragem na Planilha: Utilizar filtros para organizar as transações na ordem desejada, sem a necessidade de inseri-las cronologicamente.

1. Introdução ao Dolibar

• O Dolibar é uma ferramenta poderosa para a gestão de clientes e leads. Este manual visa orientar sobre como maximizar seu uso para gerenciar eficientemente terceiros. Clique aqui para acessar e fazer login.

2. Acessando a Aba “Terceiros”

• Após o login no Dolibar, acesse a aba “terceiros” no menu principal. Esta aba apresenta um gráfico de pizza, que ilustra a proporção de prospects em relação aos clientes ativos.

3. Pesquisando Empresas

• Utilize a barra de pesquisa para localizar empresas específicas. Digite o nome da empresa e pressione 'Enter' para obter uma lista de resultados relacionados.

4. Gerenciamento de Informações do Cliente

• Clique no nome de uma empresa para acessar detalhes como endereço, telefone, site, e-mail e contatos relacionados.
• Nesta seção, você pode editar informações, adicionar notas ou alterar o status do cliente (por exemplo, indicar se já foi contactado).

5. Registro de Interações e Notas

• É crucial manter um registro atualizado das interações com os clientes. Para isso, adicione novas notas ou atualize as existentes após cada contato ou reunião.

6. Monitoramento e Desenvolvimento de Relações

• Utilize as informações registradas para monitorar e desenvolver relações com os clientes. A análise regular desses dados pode revelar oportunidades de negócios e ajudar a entender melhor as necessidades dos clientes.

1. Início do Processo
   • Inicie o processo de inserção reconhecendo se o terceiro é um cliente potencial (lead) ou um cliente atual.
2. Informações Básicas
   • Informe que o terceiro é um novo e provável cliente.
   • Registre o nome da empresa.
3. Definição de Cliente
   • Defina se o terceiro é um cliente potencial ou atual.
   • Marque sempre como cliente potencial.
   • O estado deve estar aberto e o código será atribuído automaticamente.
4. Estado Geográfico e Contato
   • Defina a localização geográfica do cliente (ex: cliente de São Paulo).
   • Adicione o número de telefone com o DDD adequado, especialmente para clientes de outras regiões.
5. Informações Adicionais
   • Insira o e-mail do cliente e o site da empresa, o que facilita para o setor administrativo avaliar a viabilidade do cliente.
6. Registro de Contato
   • No campo ID profissional 5, insira o nome da pessoa com quem você conversou (ex: Cláudio, designado como empreiteiro comercial).
7. Finalização da Inserção
   • Após definir essas informações, adicione o terceiro ao sistema. Por exemplo, “empresa teste” agora está disponível para os clientes.
8. Detalhes de Contato e Campanha
   • Uma vez registrado, você pode iniciar o contato, colocar o terceiro em uma campanha e acessar o site para avaliar a qualidade da empresa ou oportunidades potenciais.
9. Registro de Primeiro Contato
   • Na seção de notas, registre o primeiro contato e quaisquer atualizações importantes.
10. Avaliação de Potencial
    • Na guia “Cliente Potencial”, ajuste as configurações relacionadas ao progresso do cliente.
    • Avalie a probabilidade de fechamento com o cliente e registre se o cliente já foi contatado.

1. Procura do Cliente
   • Inicie procurando o cliente na busca. Exemplo utilizado: “Lux Esquadrias”.
   • Acesse o histórico de interações com o cliente para entender o contexto.
2. Criação da Proposta
   • Prossiga para criar uma proposta. A proposta já incluirá a data e a validade.
   • Defina a forma de pagamento, como transferência bancária, e a origem do lead (ex: internet).
3. Desenvolvimento do Rascunho
   • Utilize um rascunho pré-definido para inserir os itens da proposta.
   • Exemplo de serviço a ser prestado: desenvolvimento de site institucional.
4. Definição de Preços e Itens
   • Insira o valor a ser cobrado pelo serviço oferecido.
   • Adicione este item à cotação, aparecendo na lista de itens a serem cotados.
5. Confirmação da Proposta
   • Após inserir todos os detalhes, confirme a proposta.
   • A proposta será marcada como validada e aparecerá como um orçamento em aberto.
6. Visualização e Follow-up Comercial
   • No setor comercial, visualize os orçamentos em aberto, incluindo a proposta para “Lux Esquadrias”.
   • Use esta informação para o acompanhamento (follow-up) dos negócios em andamento e identificação de oportunidades de faturamento para a empresa.

Este tutorial orientará sobre como gerenciar impostos e guias trabalhistas utilizando o CRM de contabilidade. O processo envolve acessar o sistema, revisar as obrigações fiscais e fazer pagamentos.

1. Acessando o CRM de Contabilidade
   • Inicie o processo acessando o CRM de contabilidade.
   • Revise as informações apresentadas sobre o tratamento das obrigações fiscais e trabalhistas.
2. Visualização de Publicações e Documentos
   • Verifique as publicações e documentos listados.
   • Identifique os pagamentos que precisam ser realizados, incluindo as obrigações do mês atual e as pendências do mês anterior.
3. Foco nas Obrigações do Mês Atual
   • Concentre-se nas obrigações fiscais do mês atual.
   • Exemplo mencionado: DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) com vencimento no dia 19 do mês corrente.
4. Download do Documento de Pagamento
   • Proceda com o download do documento necessário para o pagamento (ex: DARF).
   • Salve o documento em seu computador para prosseguir com o pagamento.
5. Realização do Pagamento
   • Após baixar o documento, utilize o aplicativo do banco para ler e efetuar o pagamento.
   • Certifique-se de que o pagamento seja feito antes da data de vencimento para evitar multas ou juros.