Na Era da Informação, a gestão eficaz de comunicação interna e projetos tornou-se um aspecto crucial para o sucesso das empresas, particularmente nas consultorias, onde a entrega de projetos de alta qualidade e a satisfação do cliente são primordiais. A Evolua Consultoria, uma empresa especializada em serviços de consultoria, ilustra um exemplo notável de como esses processos podem ser gerenciados com eficácia e eficiência. Este artigo explora as várias etapas e práticas implementadas pela Evolua Consultoria para garantir uma comunicação interna fluente e a gestão eficiente de projetos, destacando o uso integrado de ferramentas tecnológicas e métodos de trabalho colaborativo.

O processo na Evolua é dividido em etapas distintas, começando pela comunicação inicial e o levantamento de materiais, passando pela inserção e gerenciamento de demandas no Microsoft Teams, até a distribuição de tarefas e colaboração usando ferramentas como o Trello e o Miro. O sistema enfatiza a importância de uma verificação rigorosa de materiais, comunicação eficiente entre a equipe e os clientes, e um acompanhamento contínuo do progresso das tarefas. Ademais, o processo inclui a revisão final e preparação para a entrega ao cliente, garantindo que todos os aspectos do projeto estejam alinhados com os objetivos iniciais e os padrões de qualidade da consultoria.

Este artigo visa oferecer uma visão abrangente das práticas de comunicação interna e gestão de projetos da Evolua, proporcionando insights sobre as estratégias e ferramentas utilizadas para otimizar o fluxo de trabalho e manter a excelência na entrega de projetos.

A primeira etapa no procedimento de gestão de projetos e atendimento da consultoria envolve estabelecer uma comunicação eficaz e acessível com o cliente. Este processo começa com a criação de um grupo no WhatsApp, que serve como o principal canal de comunicação. Neste grupo, participam apenas indivíduos autorizados pelo cliente, garantindo que todos os envolvidos estejam cientes das demandas e do progresso do projeto. A comunicação nesse grupo é essencial para manter todos informados e alinhados.

Embora o grupo de WhatsApp seja o canal principal, a consultoria também reconhece a importância de ser acessível por outros meios, como e-mails e mensagens individuais no WhatsApp. Contatos feitos por esses meios são prontamente atendidos, mas as entregas e comunicações principais são realizadas dentro do grupo do WhatsApp. Essa abordagem garante que haja um registro centralizado de todas as comunicações importantes, facilitando o acompanhamento e a gestão do projeto.

Este método de comunicação ajuda a estabelecer uma relação de transparência e eficiência com o cliente, assegurando que todas as partes estejam constantemente atualizadas sobre o andamento do projeto. Além disso, centralizar a comunicação no grupo do WhatsApp ajuda a evitar mal-entendidos ou perda de informações, que são comuns em projetos com múltiplos canais de comunicação.

Após estabelecer uma comunicação eficiente com o cliente através do grupo do WhatsApp, a segunda etapa envolve a realização de reuniões, que podem ocorrer tanto presencialmente quanto por chamadas de vídeo. Estas reuniões são cruciais para o compartilhamento de demandas e obtenção de feedbacks dos clientes. Ferramentas como Google Meet e Microsoft Teams são frequentemente utilizadas, oferecendo recursos como gravação de reuniões, que são vitais para documentar o que é discutido.

Durante essas reuniões, os detalhes e especificações do projeto são compartilhados, e o feedback do cliente é coletado. Este processo de interação direta permite um entendimento mais profundo das necessidades e expectativas do cliente. As anotações detalhadas e as gravações das reuniões são transformadas em atas, que posteriormente servem como base para a criação de demandas específicas.

Essa etapa é fundamental para garantir que as expectativas do cliente estejam alinhadas com a execução do projeto. A documentação cuidadosa e o registro de todos os detalhes e feedbacks garantem que nada seja esquecido ou mal interpretado, proporcionando uma base sólida para a execução das tarefas subsequentes.

Na terceira etapa, a atenção se volta para a documentação e a gestão das demandas identificadas nas reuniões com o cliente. As anotações e gravações das reuniões são compiladas, e as demandas são registradas no Microsoft Teams, na aba específica para esse fim. Aqui, o gestor de projetos desempenha um papel vital ao analisar cada demanda e identificar as etapas necessárias para sua execução.

Por exemplo, na criação de um vídeo, o processo começa com a redação de um roteiro, seguido pelo desenvolvimento de um storyboard, criação de recursos gráficos pelo designer e, finalmente, a animação pelo editor ou especialista em motion graphics. Cada uma dessas etapas se transforma em tarefas específicas atribuídas aos profissionais correspondentes. O Microsoft Teams, como ferramenta de gestão de tarefas, permite o acompanhamento detalhado dessas atividades, com cada profissional responsável por cumprir suas tarefas dentro dos prazos estabelecidos.

O gestor do projeto monitora continuamente o progresso de cada tarefa, garantindo que o projeto avance de acordo com o planejamento e atenda às expectativas do cliente. Essa etapa é crucial para manter a organização e a eficiência do projeto, assegurando que todas as partes contribuam de forma efetiva para a realização do objetivo final.

Uma vez que as tarefas são concluídas, a etapa 4 envolve a avaliação da qualidade do material produzido. O gestor do projeto revisa o trabalho concluído, assegurando que esteja alinhado com as diretrizes de qualidade da consultoria e atenda aos padrões esperados. Essa avaliação leva em conta requisitos técnicos e criativos, e compara o trabalho atual com as entregas anteriores, seja realizadas pela própria consultoria ou por outros fornecedores que atenderam o cliente.

Após a validação interna de que o material possui a qualidade necessária, ele é encaminhado ao cliente, geralmente pelo grupo de WhatsApp ou por e-mail. O cliente tem a oportunidade de revisar o material e compartilhar seus apontamentos e feedbacks, que são essenciais para o aprimoramento do projeto.

Se o cliente solicitar revisões ou ajustes, a consultoria realiza uma ponderação inicial para determinar a relevância dessas solicitações. Se as alterações propostas forem consideradas benéficas, elas são implementadas. Caso contrário, se as mudanças sugeridas possam prejudicar a eficácia do projeto, a equipe compartilha suas preocupações com o cliente, apresentando argumentos e exemplos para justificar a posição. Se o cliente insistir nas alterações, mesmo após a advertência, a equipe executa as modificações, mas deixa claro que essa pode não ser a solução ideal.

Após a aprovação final do cliente, a quinta etapa se concentra na publicação do material no site ou nas redes sociais da consultoria ou do cliente. Essa ação torna o conteúdo disponível para o público final e marca a conclusão formal da entrega do projeto.

Crucial para esta etapa é o monitoramento da performance do material publicado. Imediatamente após a publicação, a equipe analisa a resposta inicial do público. Além disso, relatórios mensais são gerados para avaliar o desempenho do conteúdo ao longo do tempo. Esses relatórios fornecem insights valiosos sobre o impacto do material e ajudam a identificar áreas para melhorias futuras.

A entrega final também se torna um ponto de discussão nas reuniões subsequentes com o cliente. Nessas reuniões, são avaliados os resultados alcançados e exploradas oportunidades ou demandas adicionais que podem ter surgido a partir dessa entrega. Este é um momento crítico para refletir sobre o sucesso do projeto e planejar os próximos passos.

Este processo de publicação e monitoramento garante não apenas a conclusão eficaz do projeto, mas também contribui para um ciclo contínuo de aprendizado e melhoria, permitindo que a equipe ajuste estratégias e abordagens com base no feedback do mercado e nas respostas do cliente.

Aqui estão algumas dicas e pontos de atenção relacionados às rotinas de gestão de projetos e atendimento que você descreveu:

1. Comunicação Clara e Centralizada:

• Certifique-se de que todos os membros do grupo do WhatsApp estejam cientes de seu papel e das expectativas de comunicação.

• Evite mal-entendidos mantendo a comunicação clara e objetiva.

2. Eficiência nas Reuniões:

• Prepare agendas claras para as reuniões e compartilhe-as com antecedência.

• Encoraje a participação ativa de todos os membros para garantir feedbacks abrangentes.

3. Documentação Rigorosa:

• Mantenha registros detalhados e organizados de todas as reuniões e comunicações.

• Assegure que as atas e gravações sejam acessíveis a todos os membros relevantes da equipe.

4. Gestão de Demandas:

• Analise cada demanda cuidadosamente para identificar as tarefas necessárias e atribua-as a profissionais competentes.

• Monitore os prazos e o progresso das tarefas regularmente.

5. Avaliação de Qualidade:

• Estabeleça critérios de qualidade claros e consistentes para avaliar o trabalho realizado.

• Seja objetivo na avaliação para garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos.

6. Feedback do Cliente:

• Trate o feedback do cliente com seriedade e considere-o como uma oportunidade de melhoria.

• Mantenha uma comunicação aberta e honesta com o cliente, especialmente quando discutir alterações propostas.

7. Flexibilidade e Adaptação:

• Esteja preparado para fazer ajustes conforme necessário, mantendo os objetivos do projeto em mente.

• Seja flexível para adaptar-se a mudanças inesperadas ou feedbacks do cliente.

8. Publicação e Monitoramento:

• Certifique-se de que a publicação seja feita em conformidade com os acordos e diretrizes estabelecidos.

• Acompanhe de perto a performance do material publicado para obter insights valiosos.

9. Revisão Contínua e Melhoria:

• Realize revisões periódicas para discutir o sucesso e as áreas de melhoria dos projetos concluídos.

• Use as lições aprendidas para aprimorar processos futuros.

10. Respeito aos Prazos e Expectativas:

• Garanta que todas as etapas do projeto sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos.

• Alinhe constantemente as expectativas com as capacidades e recursos disponíveis.

Essas dicas e pontos de atenção são projetados para ajudar a manter a eficácia e a qualidade do processo de gestão de projetos e atendimento ao cliente. Clique aqui para saber mais sobre o processo de Monitoramento e Execução de Demandas.