Monitoramento e Execução de Demandas

Uma vez que o cliente comunica suas necessidades e objetivos, o time deve focar em desenvolver as soluções que atendam a estes requisitos, sendo necessários tanto processos de gestão, quanto de execução. Neste artigo vamos nos aprofundar mais sobre como se dá o nosso processo e deixar uma listagem completa dos procedimentos e fases envolvidos.

Na Evolua Consultoria, a primeira etapa do processo de comunicação interna é focada na comunicação inicial e no levantamento de materiais necessários para a execução de projetos. Esta etapa começa com a recepção de uma nova demanda de cliente, seguida pelo cuidadoso levantamento dos materiais e informações necessários.

A comunicação com o cliente é estabelecida principalmente através do WhatsApp, onde grupos dedicados são criados para facilitar a troca de mensagens em tempo real e a entrega preliminar de arquivos, como imagens e vídeos. Este método permite uma comunicação rápida e eficiente, mas requer atenção ao tamanho dos arquivos devido às limitações de armazenamento do WhatsApp e à potencial limitação de conexão do cliente. É crucial, portanto, que todos os arquivos compartilhados sejam também armazenados em um servidor interno, garantindo que eles estejam sempre acessíveis para a equipe.

Paralelamente, a Evolua utiliza uma pasta na nuvem, denominada “Materiais”, para a coleta de materiais adicionais necessários para os projetos. Esta pasta é disponibilizada ao cliente com permissões de edição, permitindo que ele faça uploads de vídeos, imagens ou quaisquer outros arquivos relevantes diretamente. Esta prática assegura que a equipe tenha acesso a todos os recursos necessários desde o início do projeto.

Essa primeira etapa é crucial para o sucesso dos projetos, pois garante que todos os materiais estejam organizados e prontamente disponíveis antes do início da produção. Isso evita atrasos e interrupções desnecessárias, contribuindo para a eficiência geral do fluxo de trabalho.

Após a coleta inicial de materiais, a segunda etapa no processo de comunicação interna da Evolua Consultoria envolve a inserção e o gerenciamento de demandas no Microsoft Teams. Neste estágio, o gestor do projeto desempenha um papel vital.

A demanda do cliente é formalmente registrada na aba “Demandas” do Microsoft Teams. O gestor do projeto realiza uma análise detalhada para determinar se todos os materiais e informações necessários estão disponíveis para iniciar a produção. Isso inclui verificar se os textos, fotos, tabelas, códigos e outros recursos essenciais estão reunidos. Essa avaliação criteriosa antes de iniciar qualquer tarefa é fundamental para garantir que o projeto possa ser executado sem interrupções ou atrasos.

Uma vez confirmado que todos os materiais necessários estão disponíveis, a demanda é então quebrada em tarefas menores (‘tasks’), que são distribuídas entre os membros da equipe e freelancers conforme necessário. Esta etapa garante que cada aspecto do projeto seja cuidadosamente planejado e atribuído, permitindo um progresso ordenado e eficiente.

Essa abordagem estruturada e sistemática no gerenciamento de demandas e tarefas no Microsoft Teams assegura que o projeto progrida de maneira organizada, com cada membro da equipe tendo clareza sobre suas responsabilidades e prazos.

Na terceira etapa do processo de comunicação interna da Evolua, as tarefas individualizadas são distribuídas e gerenciadas usando uma combinação de Microsoft Teams e Trello. Essa etapa é crucial para garantir que cada componente do projeto seja adequadamente atribuído e executado.

Para os membros fixos da equipe, as tarefas são gerenciadas e monitoradas através do Planner da Microsoft, integrado ao Teams. Isso permite que a equipe acompanhe o progresso, cumpra prazos e mantenha a qualidade. Para os freelancers, as tarefas são inseridas no Trello, uma ferramenta que facilita a organização e a execução independente, permitindo que eles atualizem o status e completem as entregas de forma eficiente.

Além disso, a equipe utiliza o Miro para colaboração visual e brainstorming. O Miro serve como um espaço centralizado para criar mapas mentais, painéis semânticos e compilar referências de conteúdo, facilitando o compartilhamento de ideias e a visualização do progresso do projeto.

Essa etapa de distribuição e colaboração é essencial para a eficácia da comunicação interna, pois assegura que todos os membros da equipe, sejam internos ou freelancers, estejam alinhados e engajados no projeto, com acesso claro às tarefas e recursos necessários.

Na quarta etapa do processo de comunicação interna da Evolua, o foco se volta para o monitoramento contínuo e o feedback das tarefas em andamento. Esta etapa é fundamental para garantir que o projeto permaneça no caminho certo e que quaisquer desafios sejam rapidamente identificados e resolvidos.

À medida que as tarefas são executadas, tanto pela equipe interna quanto pelos freelancers, atualizações são postadas regularmente na aba “Postagens” do Microsoft Teams. Isso cria um registro contínuo do progresso do projeto e permite que todos os membros da equipe acompanhem e contribuam com feedbacks relevantes.

Cada tarefa concluída é marcada na aba “Demandas”, fornecendo um indicador visual claro do progresso do projeto. Quando todas as sub-tarefas de uma demanda específica estão marcadas como concluídas, isso indica que a demanda está pronta para ser encaminhada ao cliente para aprovação. Este sistema de monitoramento detalhado garante transparência e eficiência, permitindo ajustes rápidos conforme necessário.

Em casos de desafios relacionados à qualidade ou atrasos nas tarefas, os gestores de projeto fornecem orientação e apoio. Se necessário, tarefas podem ser realocadas para garantir que o projeto continue a avançar de forma eficaz. Esse acompanhamento contínuo e adaptável é crucial para manter o alto padrão de qualidade e a satisfação do cliente.

A quinta etapa do processo de comunicação interna da Evolua Consultoria envolve a conclusão final das tarefas e a preparação para a entrega ao cliente. Esta etapa é crucial, pois marca a transição do projeto da fase de produção para a fase de avaliação e aprovação do cliente.

Uma vez que todas as sub-tarefas dentro de uma demanda específica são marcadas como concluídas no Microsoft Teams, o projeto é considerado pronto para a próxima fase. O gestor do projeto realiza uma última revisão para garantir que todos os componentes do projeto estejam alinhados com os objetivos iniciais e os padrões de qualidade da consultoria.

Após esta revisão interna, o material é compilado e preparado para apresentação ao cliente. Dependendo do tipo de projeto, isso pode envolver a combinação de diferentes elementos, como textos, imagens, vídeos e gráficos, em um formato coeso e polido.

O material final é então encaminhado ao cliente, geralmente através do grupo de WhatsApp ou por e-mail, para a sua aprovação. Esta etapa também serve como uma oportunidade para o cliente fornecer feedback e solicitar quaisquer ajustes finais.

Esta preparação cuidadosa para a entrega ao cliente assegura que o projeto não apenas atenda às expectativas do cliente, mas também reflita o alto padrão de qualidade pelo qual a Evoluo Consultoria é conhecida.

1. WhatsApp: Ferramenta de mensagens instantâneas utilizada para comunicação direta com clientes. Utilizada para troca de mensagens em tempo real e entrega preliminar de arquivos como imagens e vídeos.

2. Microsoft Teams: Plataforma de colaboração integrada. Usada para registrar e gerenciar demandas de projetos, facilitar a comunicação interna, e monitorar o progresso das tarefas.

3. Trello: Ferramenta de gestão de tarefas baseada em quadros. Utilizada para organizar e monitorar o trabalho dos freelancers, permitindo uma visualização clara do progresso e das pendências.

4. Miro: Ferramenta de colaboração visual. Empregada para brainstorming, criação de mapas mentais e painéis semânticos, facilitando a visualização e o compartilhamento de ideias e referências do projeto.

5. Planner: Ferramenta integrada ao Microsoft Teams para gestão detalhada de tarefas. Utilizada para atribuir e acompanhar tarefas específicas aos membros da equipe interna.

6. OneDrive: Sistema de armazenamento na nuvem. Utilizado para coletar e armazenar materiais adicionais necessários para os projetos, permitindo uploads diretos pelo cliente.

7. Postagens no Microsoft Teams: Recurso do Teams para atualizações de projeto. Usado para postar progressos e feedbacks das tarefas, mantendo todos os membros da equipe informados.

8. Demandas no Microsoft Teams: Aba específica no Teams para gerenciamento de projetos. Utilizada para registrar, quebrar em tarefas menores e monitorar o progresso de cada demanda do cliente.

9. Loom: Ferramenta de comunicação por vídeo. Utilizada para criar e compartilhar mensagens em vídeo, facilitando a explicação de processos e a comunicação de informações complexas.

1. O que devo fazer se receber uma demanda de cliente no WhatsApp?

• Toda comunicação recebida no WhatsApp deve ser imediatamente compartilhada no grupo apropriado do cliente para assegurar transparência e registro. Se for uma demanda nova, ela deve ser inserida no Microsoft Teams na aba “Demandas” para avaliação e distribuição de tarefas.

2. Como sei quais tarefas me foram atribuídas?

• Verifique regularmente o Microsoft Teams e o Trello (se você for um freelancer) para visualizar as tarefas atribuídas a você. O Planner da Microsoft também será utilizado para gerenciar tarefas para membros internos da equipe.

3. Onde posso encontrar os materiais necessários para iniciar uma tarefa?

• Todos os materiais necessários são armazenados na pasta “materiais na Ritmanovem”. Certifique-se de que todos os recursos necessários estão disponíveis antes de começar a trabalhar em uma tarefa.

4. Como devo proceder se faltar algum material para a minha tarefa?

• Comunique-se imediatamente com o gestor do projeto para resolver a falta de material. Pode ser necessário solicitar materiais adicionais ao cliente ou reagendar a tarefa.

5. O que faço se não conseguir cumprir um prazo?

• Informe o gestor do projeto o quanto antes e explique a situação. Juntos, vocês podem realinhar prazos ou ajustar a carga de trabalho conforme necessário.

6. Como devo usar o Miro para colaboração em projetos?

• O Miro é usado para brainstorming, criação de mapas mentais e compartilhamento visual de ideias. Use-o para visualizar conceitos e colaborar com a equipe no planejamento do projeto.

7. Posso usar outros softwares além do Microsoft Teams e Trello para gerenciar minhas tarefas?

• O uso principal deve ser o Microsoft Teams e o Trello, mas se você encontrar uma ferramenta que melhore sua eficiência, discuta sua implementação com o gestor do projeto.

8. Como posso dar feedback sobre uma tarefa concluída por outro membro da equipe?

• Utilize o fórum de postagens no Microsoft Teams para compartilhar feedback construtivo. Assegure-se de que seu feedback seja específico, construtivo e respeitoso.

9. Como são tratadas as revisões solicitadas pelo cliente?

• As revisões são discutidas em equipe e avaliadas quanto à sua relevância e impacto no projeto. Se aceitas, são incorporadas nas tarefas correspondentes.

10. Existe algum treinamento disponível para me familiarizar com essas ferramentas e processos?

• Sim, oferecemos sessões de treinamento para todas as ferramentas e processos utilizados. Fale com seu supervisor para agendar essas sessões.